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Problemas na gestão de documentos em papel são frequentes em muitas empresas e órgãos públicos. A forma física de armazenamento tem exigido grandes espaços alocados para este fim e um alto número de pessoas e equipamentos em seu manuseio. Esses fatores vêm dificultando o acesso a informações importantes e muitas vezes prejudicando a agilidade, eficiência e eficácia das ações cotidianas dessas organizações, além disso, trazem preocupação aos gestores no que se refere à preservação desse acervo, ocasionando muitas vezes altos investimentos para prevenção de incêndios, roubos e outras vulnerabilidades. Contratos, pastas de alunos, históricos, processos jurídicos ou administrativos, documentos de RH, inventários, laudos, prontuários, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas, e que, por se tratar de algo vital para seus trabalhos, devem ser preservados e estarem à disposição de forma rápida e segura.

Em resposta ao cenário apresentado, o mercado de TI vem se atualizando e trazendo soluções bem elaboradas que são capazes de satisfazer às necessidades dessas corporações no que se refere à gestão dinâmica e eficaz das suas informações, sem é claro, que se deixe à parte, todas as importantes informações contidas nos documentos que, ao longo do tempo, foram sendo registradas em milhares e milhares de folhas de papel e hoje geram esse imenso problema a ser resolvido por quase todos os segmentos da sociedade.

A digitalização desses documentos, sua organização de forma segura em servidores de dados de alto desempenho e ainda o acesso às informações contidas nesses documentos através de modernas rotinas via internet segura são hoje apontadas como a solução que melhor responde a esse complexo problema enfrentado por mais de 95% das organizações comerciais e públicas.

O Life e-docs é um serviço oferecido ao mercado pela Life Sistemas capaz de dar as respostas mais satisfatórias quanto à digitalização, armazenamento e gestão de documentos eletrônicos. Essa ferramenta tem como espinha dorsal a característica de agregar todo o processo de transformação da maneira de lidar com documentos nas organizações. Esse perfil é fundamental para que as empresas e/ou órgãos de governo experimentem uma nova forma de gerir o trâmite de informações em suas dependências. Quando falamos dependências, é claro, não estamos nos referindo a espaço físico, pois nesse modelo, as redes de computadores são o espaço, o meio utilizado para acesso a essas informações.

Apresentamos agora, de forma simplificada, o que ocorre no processo de digitalização e armazenamento proposto pelo Life e-docs:



O processo apresentado mostra que informações de qualquer natureza, estando armazenadas em papel, podem passar por um processo de digitalização, ou seja, seus dados podem ser digitalizados, convertidos para arquivos eletrônicos e depois armazenados em mídias como CDs, DVDs ou grandes discos apropriados para o armazenamento de arquivos dessa natureza. Após o processo inicial, pode-se optar em colocar toda essa massa de dados em servidores de rede, sejam esses conectados à internet ou não, e a partir daí, essas informações poderão ser acessadas via rede interna ou aberta. Para isso são utilizados mecanismos de Gestão Eletrônica de Documentos GED disponíveis no Life e-docs.

O Life e-docs é, portanto, uma solução que compreende o trabalho de digitalização, o armazenamento e organização dos arquivos digitalizados e ainda sua gestão e acesso via rede de computadores por usuários devidamente cadastrados nesse sistema. Nesse cenário, caso o local onde o projeto esteja sendo desenvolvido tenha pontos de presença dispersos em várias localidades, sejam elas próximas ou em distâncias intercontinentais, pode-se optar pela utilização da ferramenta funcionando via web. Assim todos os pontos dispersos poderão acessar as informações de onde estiverem e se ganha na dinâmica de trabalho e na eficácia das ações institucionais. Mas as vantagens na adoção do Life e-docs vão muito além, a economia direta na tramitação de documentos, na impressão e cópia em papel, organização, na disponibilização de pessoal para manuseio de documentos são apenas algumas das vantagens a serem apontadas em ambientes que utilizam um modelo eletrônico de gestão de documentos.

A proposta do Life e-docs é levar as empresas e órgãos públicos que o utilizam experimentarem uma nova forma de trabalho voltada para a eficiência administrativa, com redução dos gastos e maior agilidade na tramitação de documentos.

A preservação dos recursos naturais é na verdade a veia motora dessa forma de trabalho já utilizada por grandes empresas em todo o mundo. Com o Life e-docs, todos os documentos podem ser acessados remotamente através da internet, despachos podem ser feitos de qualquer lugar e a qualquer momento, avaliações e pareceres podem ser executados a distância e encaminhados aos interessados por meio da própria ferramenta, agilizando trâmites que muitas vezes levariam dias ou meses para serem finalizados, e melhor, sem que se utilize para isso: papel, toner, impressora, serviços de postagem, malotes, combustível, pessoal (office boy, motorista) e muitos outros recursos comuns nesse tipo de operação.

Áreas de atuação do Life e-docs
A proposta do Life e-docs é ser útil a qualquer empresa, pessoa ou órgão público que tenha interesse em dinamizar seus processos, economizar recursos financeiros e colaborar com a preservação do meio ambiente. Assim toda e qualquer corporação pode utilizar com sucesso esse sistema em seus processos internos, no relacionamento com seus clientes ou simplesmente para transformar o seu acervo de documentos em papel em um acervo digital e disponível para acesso através da internet.

Faculdades, fóruns, cartórios, tribunais, delegacias, hospitais, postos de saúde, secretarias de estado, prefeituras, autarquias, ONGS, escritórios de contabilidade, escritórios de advocacia, escolas, conselhos, câmaras municipais, assembleias, sindicatos e varejistas são alguns dos inúmeros lugares onde o Life e-docs pode atuar ajudando na melhoria da gestão de documentos e proporcionando economia significativa ao processo produtivo.

Alguns cenários possíveis
Tribunais/Fóruns: peticionamento on-line e protocolo de abertura de processos por parte dos requerentes sem a necessidade de atendimento presencial, encaminhamento do processo e junção de outros documentos digitais ou digitalizados por qualquer outra instância por onde percorra o processo, decisão judicial, recursos e arquivamento.

Secretarias de Governo/Prefeituras: processos licitatórios, administrativos e outros que tenham que percorrer diversos setores podem ser gerados e tramitados digitalmente sem que seja preciso a montagem das famosas pastas. Toda a junção de documentos acontece no próprio Life e-docs. Nesse caso a pasta é digital, e o tempo de resposta é otimizado, pois o percurso entre os diversos setores se dá eletronicamente gerando economia.

Escritórios contábeis/Advocacia: arquivamento e acesso de todos os documentos pertencentes aos seus clientes, entrega on-line de documentos e informações, possibilidade do clientes interagir e acompanhar eletronicamente tudo o que está acontecendo com o seu processo, acesso remoto de qualquer lugar a documentos que estão no escritório, economia com pessoal, combustível, papel, toner e energia elétrica.

Escolas/Faculdade: Criação das pastas eletrônicas para guarda de documentos de alunos, economia de espaço destinado a arquivamento de documentos, dinamismo nas buscas por pastas de alunos, acesso remoto a quem de direito aos dados de alunos, tramitação eletrônica de processos acadêmicos e economia com material de expediente.

Câmaras Municipais/Assembleias: arquivo digital de todas os projetos de leis já tramitados na casa, abertura e tramitação eletrônica de processos entre as comissões até a chegada à mesa diretora, junção de emendas e outros documentos que venham fazer parte do projeto, arquivamento, localização de projetos de forma rápida e fácil por meio eletrônico, disponibilização em ambiente interno ou aberto de todas a leis aprovadas pela casa, economia e agilidade nos trabalhos internos.

Hospitais/Postos de Saúde: arquivamento eletrônico de documentos dos pacientes, prontuários, localização rápida e precisa de dados armazenados no arquivo digital, montagem de tramitação de processos internos, guarda segura de informações sigilosas, encaminhamentos de pacientes para outras unidades sem o retrabalho de cadastro e muitas outras possibilidades inerentes à tramitação de guarda de documentos das unidades de saúde, seja ela um ponto de atendimento ou um grande hospital.

Varejistas/Lojas de departamento: geração eletrônica e encaminhamento para análise de propostas, tramitação entre venda, análise de crédito e autorização de venda, geração de encaminhamento de orçamentos, ordens de serviço e autorização de fatura e entrega, arquivamento, históricos de processo, economia na utilização de material de expediente, pessoal e combustível.

Estrutura necessária
Para utilização de documentos eletrônicos através do Life e-docs basta que o interessado disponha de computadores conectados à internet. Esse é o ponto principal para a adoção dessa ferramenta, pois a hospedagem do sistema e o gasto com servidores de internet já integram a solução, ou seja, nenhum investimento terá que ser feito nesse sentido pelo contratante, a não ser que essa seja uma opção dele, pois a Life Sistemas disponibiliza todas essa estrutura de servidores de alta segurança e confiabilidade a todos os seus clientes
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